Le groupe d'animation et de rapport
Animateur et Rapporteurs

Animer une session RAD n'est pas chose aisée. L'animateur débutant doit éviter de nombreux pièges. Son rôle est avant tout de faire communiquer et de permettre un consensus. Il doit rester neutre et éviter de s'investir personnellement dans la résolution des problèmes techniques. Lorsqu'il n'est pas à temps plein sur un projet, il doit aussi éviter la recherche d'un compréhension personnelle détaillée des fonctionnalités de l'application. Sauf demande expresse exprimée clairement dans son mandat, il évite de s'engager sur l'évaluation, sujet tabou dans bien des projets. Il n'est, ni ne représente la Maîtrise d'Ouvrage ou la Maîtrise d'Oeuvre. Il doit juste tenter de concilier les deux parties sans les remplacer, tenter d'acquérir leurs connaissances respectives ou chevaucher leur champ de responsabilité.

L'entretien de cadrage RAD consiste souvent en une recherche de consensus entre les participants suivie d'un verrouillage de la décision. Pour que le consensus soit valable et validable, il doit être obtenu au terme d'un échange intellectuel pleinement engagés, créatif et objectif. Durant le processus de validation l'autorité authentique prend sa source dans la connaissance concrète du travail et non dans la position hiérarchique des interlocuteurs. C'est à l'animateur RAD, le facilitateur qu'il reviendra de faire appliquer ces principes avec force mais diplomatie.

Analyser le discours de l'utilisateur de base pour découvrir ce qui pourrait améliorer son action est l'unique but d'un entretien RAD. Les intervenants invités à une session RAD doivent être conscients que les décisions vont être prises avec ou sans leur participation et que par défaut, le représentant de la Maîtrise d'Ouvrage "facilitera" la réunion. En clair, les options prises par le groupe de travail (focus group) sont considérées comme applicables sans appel. Durant la session, l'annonce d'une décision signale la fin de la réflexion sur le sujet. Une décision, résultat du consensus d'un groupe de travail dans le cadre d'un entretien RAD, n'est jamais remise en cause.

Initialement le rôle du rapporteur se limitait aux procès-verbaux de réunion. L'impact de la micro informatique, des moyens de rétroprojection et la souplesse des AGL de conception moderne lui confèrent un dimension étendue au rapport de la modélisation des éléments de l'application. Ses nouveaux rôles recouvrent alors deux aspects distincts : secrétariat et modélisation. Dans les projets moyens ces tâches seront partagées entre deux personnes qui pourront être en partie issues de la Maîtrise d'Oeuvre si l'organisation ne dispose pas d'une cellule méthode suffisamment étoffée. Sur le plan matériel une réelle efficacité passe par la disponibilité d'une salle équipée pour le RAD ou de matériels portables adaptés aux impératifs du développement souhaités. Si par exemple le poste de travail type offre une résolution de 800x600 le rétroprojecteur électronique devra la supporter. Cette évidence ne semble pas en être une pour certains.

Il faut aussi prévoir la mise à disposition d'un espace de communication spécialisé, la recherche d'outils appropriés et la formation de tous les participants. Un premier projet RAD est rarement une démonstration de pure performance, la seconde application de la démarche, une fois l'organisation adaptée, se révèle réellement représentatif de la méthode.


Rôles et responsabilités du GAR 

Description des responsabilités

Le groupe d’animation et de rapport (GAR) a des responsabilités diverses, dont celles de :

  • préparer les réunions (convocation, logistique, suivi) ;
  • organiser les séances de travail ;
  • formaliser l’expression des exigences ;
  • obtenir une validation permanente ;
  • gérer les comptes-rendus et les points d’action ;
  • vérifier les habilitations (validité des décisions) ;
  • planifier et animer les Focus ;
  • procéder à des revues de projet (avant Focus).
  • Animateur et philosophie d’action

    L'attitude générale de l'animateur doit être non directive sur le fond et directive sur la forme. Il n'émet aucun avis personnel, ne porte pas de jugement et ne favorise pas d'opinions. Il n'ajoute rien au discours des participants. A aucun moment, le groupe ne discute directement avec son animateur. La directivité sur la forme a pour but principal de maintenir le thème au centre du débat. Pour réaliser cet objectif, l'animateur dispose de plusieurs procédés. Par synthèse, il peut résumer l'essentiel en le reformulant. Il peut utiliser la technique dite d'élucidation, qui consiste par affinement à aller jusqu'au bout d'une fonctionnalité précise. Il dispose aussi de nombreuses techniques pour canaliser les entretiens.

    Rapporteur(s), profil et rôles

    Son profil :

  • Il sait produire et gérer une documentation automatisée.
  • C'est un informaticien de conception, assisté d'un ou d'une secrétaire de projet expérimenté(e). Il est spécialement formé aux AGL.
  • Ses rôles :

  • Il synthétise les comptes-rendus de réunion.
  • Il définit et applique les standards de présentation des documents.
  • Il modélise le système en direct à l'aide d'outils spécialisés.


  • Réunion : Mode opératoire

    Un cycle d'entretien RAD se décompose en trois (3) étapes:

  • présession
  • session
  • postsession
  • Ces trois étapes nécessitent la disponibilité d'une salle équipée pour les entretiens RAD.

    La présession permet de délimiter les thèmes qui seront traités lors de la session et des prérequis indispensables. On détermine ensuite les intervenants pour action qui devront être convoqués ou pour information qui seront invités. A ce point un contrôle des habilitations des participants devra être effectué afin de s'assurer que les décisions prises pourront être immédiatement validées. Ce point est particulièrement important durant la phase de CADRAGE. Pour chaque thème une équipe est composée et on affecte un pilote qui doit s'engager sur des objectifs en terme de résolution de problèmes. Un minutage du temps de session alloué à chaque thème est alors prévu. Le produit de cette présession est une convocation qui est envoyée aux participants. Elle définit le but de la session et précise les éléments qu'ils devront fournir. Participe à cette présession un représentant de la Maîtrise d'Ouvrage, de la Maîtrise d'Oeuvre et l'animateur RAD.

    La session est une étape de résolution progressive des problèmes. L'animateur s'appuie sur le minutage prévu lors de la présession pour obtenir un avancement cohérent. Les thèmes prévus sont traités et clôturés un par un sans retour. Le traitement des thèmes s'effectue par résolution directe par consensus ou par arbitrage accepté de l'animateur. Les décisions prises font l'objet d'une validation immédiate et d'un procès-verbal enregistrés par le rapporteur. Les décisions en suspens donnent lieu à l'ouverture d'un point d'action différé dont la proposition de résolution est confiée au participant concerné. Les problèmes techniques ne sont pas abordés en présence de la maîtrise d'œuvre ou des utilisateurs. Ils font l'objet d'une postanalyse immédiatement après la clôture de la session (à “chaud”). Le produit de la session est un rapport récapitulatif des décisions validées et des points d'action restant ouverts. La postsession conclue la clôture de tous les thèmes et des points d'action s'y rapportant. Le produit de la postsession se concrétise par l'enrichissement du plan d'assurance et/ou du plan de développement de l'application.

    Principes fondamentaux, conditions matérielles et mode opératoire

    C’est dans la structure de l’entretien RAD que la dissociation du problème et de sa solution, donc des responsabilités de la Maîtrise d’Ouvrage et de la Maîtrise d’Œuvre, est la plus évidente. L'animateur systématise la pratique du W . En principe, les membres de la Maîtrise d’Œuvre n’interviennent pas dans le discours utilisateur sauf pour questionner théoriquement l’animateur. Un groupe d’utilisateurs rodé et motivé converse avec lui-même et non avec l’animateur ou la Maîtrise d’Œuvre. Les éléments ayant fait l'objet d'un consensus sont immédiatement synthétisés, modélisés, validés et enregistrés.

    Réaliser une session efficace nécessite une salle isolée, dotée de matériel de rétroprojection électronique et surtout un bon animateur. Sont également indispensables des rapporteurs expérimentés en synthèse et modélisation directe, dotés de moyens légers mais performants. Si l’organisation ne dispose pas d’une cellule méthode spécialisée, le rapporteur chargé de la synthèse peut être issu de la Maîtrise d’Ouvrage et le rapporteur chargé de la modélisation appartenir à la Maîtrise d’Œuvre.

    Pour obtenir une efficacité maximum, le respect du mode opératoire en trois étapes est primordial : pré-session, session, post-session (figure 1).

    Figure 1. Communication structurée, mode opératoire en trois étapes des entretiens de groupe

    Pré-session

    La pré-session permet de délimiter les thèmes à traiter lors de la session et de lister les prérequis. Le minutage des thèmes est la première des techniques à imposer. Une session non minutée conduit au dépassement du temps prévu ou au report du traitement de certains thèmes. Au-delà du retard, cette situation déclenche une cascade d’inconvénients, particulièrement lorsqu’il existe des dépendances entre les thèmes traités et les thèmes non traités [Bartoli 1993].

    Les intervenants pour action sont convoqués et les intervenants pour information sont invités. Un contrôle d’habilitation des participants de la Maîtrise d’Ouvrage est effectué afin de s’assurer que les décisions prises pourront être immédiatement validées. La responsabilité des thèmes est affectée dans la mesure du possible à des personnes différentes. Il est préférable de ne pas superposer les chaînes de compétence à travers le traitement de thèmes multiples. Ce point est particulièrement important lors de la phase de Cadrage. Pour chaque thème une équipe est composée et un pilote est affecté. Le pilote s’engage sur des objectifs en terme de délais de résolution des problèmes.

    Le produit de la pré-session est une convocation envoyée aux participants. Elle définit le but de la session et précise les éléments qu’ils devront fournir. Participent à cette pré-session : un représentant de la Maîtrise d’Ouvrage, un membre de la Maîtrise d’Œuvre et l’animateur.

    Session

    La session est une étape de résolution progressive des problèmes. Le principe est une recherche de consensus entre les participants suivie d'un verrouillage de la décision L’animateur s’appuie sur le minutage prévu lors de la pré-session pour obtenir un avancement cohérent. Les thèmes programmés sont traités et clôturés successivement sans retour. Le traitement des thèmes s’effectue par résolution directe, par consensus ou par arbitrage de l’animateur. Les décisions prises font l’objet d’une validation immédiate et d’un procès-verbal enregistré par le rapporteur.

    Durant le processus d’expression et de validation, l'autorité authentique prend sa source dans la connaissance concrète du travail et non dans la position hiérarchique des interlocuteurs. Les options prises par le groupe de travail sont réputées applicables sans appel. Durant la session, l'annonce d'une décision validée signale la fin de la réflexion sur le sujet. Une décision résultat du consensus d'un groupe de travail dans le cadre d'un entretien RAD ne peut être remise en cause arbitrairement sans réduire immédiatement l’équilibre et la performance de la méthode.

    Durant la session, l’animateur impose de respecter l’unicité de thème et recentre systématiquement la réflexion sur le cas immédiatement traité. Il est impératif de respecter le minutage, le domaine de compétence de l’utilisateur et ses attributions. Il faut répertorier sans tenter de traiter immédiatement, les interfaces avec les autres thèmes. L’animateur utilise la technique de la " boîte noire " pour les considérer ultérieurement dans la réflexion. Le cheminement est direct. Dans le cas ou l’utilisateur exprime un point sous-jacent à son champ de compétence ou le concernant par activité interposée, une note spéciale est rédigée et l’animateur recentre la réflexion sur le thème initial [Ballay 1997].

    Les décisions en suspens à la fin de la session donnent lieu à l’ouverture d’un " point d’action " dont la résolution est confiée à un des participants. Les problèmes techniques font l’objet d’une post-analyse à " chaud " immédiatement après la clôture de l’entretien. Le produit d’une session est un rapport récapitulatif des décisions validées et des points d’action restant ouverts.

    Post-session

    La post-session entérine la clôture de tous les thèmes et des points d’action s’y rapportant. Le produit de la post-session se concrétise par l’enrichissement du plan de développement de l’application. Cette étape inclut un debriefing des informaticiens et des utilisateurs significatifs ainsi qu’une validation définitive du travail de formalisation effectuée en direct par les rapporteurs. Toute information qui n’est pas suivie en phase de Design par une modélisation ou en phase de Construction par une réalisation concrète est inutile.

    Lorsque des interviews de groupe sont organisées en période de changements techniques ou organisationnels, le feed-back obtenu lors de ces réunions est un précieux moyen d'ajustement entre les théories de l'encadrement et la pratique du terrain. Une information ascendante organisée et systématisée entraîne une dynamique d'efficacité et une régulation immédiate des dysfonctionnements. Les synthèses obtenues après validation par la Maîtrise d’Ouvrage font l'objet d'un retour d'information vers tous les intervenants du projet.

     

    Participation de la Maîtrise d’Ouvrage par type d’entretien (et de l’animation pour un FOCUS)

     


    Techniques d'entretiens

    Parmi les techniques oratoires à la disposition de l'animateur citons :

    Question-test Clarification d'un point

    Appel à l'un Demande opinion particulière

    Appel à complément Prolongement de l'étude

    Question-écho Avis du questionneur

    Question-relais Confirmation par renvois

    Question-rappel Demande complément

    Question-miroir Elucidation point non évoqué

    Les problèmes liés à la fatigue, les tensions négatives et les autres formes de blocage, de freinage, ou d'inhibition sont trop complexes pour être détaillés dans cet ouvrage. Pour approfondir ce sujet, se référer à la bibliographie (interview de groupe).


    Séances de prototypage

    Le RAD est une méthode basée sur le partenariat. L'utilisateur s'affirme le vrai maître de son application et, par sa participation active, il s'en approprie la réalisation. Le RAD et le prototypage permettent de réaliser en concevant, tout en testant ce que l'on réalise. Le résultat garantit ce que l'on peut qualifier de "Really Approved Design" : une conception réellement approuvée par les utilisateurs. Un bon développeur RAD utilise un langage ou outil de type "visual" et dispose d'une panoplie de customs-controls. L'ensemble représente un AGL de réalisation évolutif et ouvert. Les possibilités de cet AGL sont présentées aux utilisateurs avant la première séance de prototypage. De la diversité et de la puissance de ces outils peuvent émerger des idées brillantes d'application. Des petits groupes d'utilisateurs sont délégués en assistance à la réalisation des fonctionnalités spécifiques (Construction Assistance Team).



    www.RAD.fr ® © Jean-Pierre Vickoff