Aspects généraux de la Gestion documentaire
Vocabulaire et "métier "

Si la coordination vise principalement à améliorer les passages de relais et les dialogues entre des travaux qui demeurent séparés, la coopération suppose quant à elle la construction d'un espace commun de compréhension des problèmes à traiter, des savoirs à développer, des objectifs à atteindre, et plus généralement du sens que les individus donnent à leurs actions (Valérie Chanal).

Cette introduction permet de situer l'intérêt de l’étude du langage dans l’amélioration du pilotage des processus de conduite de projet, d’ingénierie " métier " et de conduite du changement. Lors de l’analyse d’un vaste système impliquant de nombreux acteurs ou groupes d’acteurs, une analyse lexicale peut être conduite. Un logiciel, tel Sphinx Lexica, automatise ce type d’action. Le principe de l’approche se base sur le dénombrement des mots afin de réduire le discours à ses termes signifiants. L’étude de leur fréquence récurrente permet ensuite de :

  • définir un vocabulaire commun
  • repérer les vocabulaires spécifiques
  • normaliser un vocabulaire unifié.
  • L’ontologie est une discipline de la philosophie plus connue sous le nom de métaphysique. Son but fondamental est la description catégorielle des composants des objets. Tel monsieur Jourdain qui " faisait de la prose sans le savoir ", l’homme de l’art, lorsqu’il réalise un dictionnaire des termes communs aux acteurs d’un domaine, pratique aussi l’ontologie " sans le savoir ". L’ingénierie des systèmes humains récents est semblable à celle des systèmes naturels qui s’offrent à l’observation et à la description (règne animal, végétal, etc.). Les principes de cette approche descriptive sont donc maîtrisés depuis longtemps par les scientifiques. Reste désormais à tenter d’appliquer cette rigueur à nos éphémères organisations.

    Pratique d’analyse ontologique

    Une des bases de la normalisation repose sur la généralisation d'un vocabulaire unifié. L’analyse ontologique consiste à étudier le vocabulaire utilisé dans les processus de communication entre intervenants d’un domaine ou d’un métier.

    Depuis ses débuts, la méthode RAD instrumente d’ailleurs cette formalisation lors d’entretiens de groupe basés sur son " mode opératoire des communications ".

    L’usage de matériel adapté : micros, vidéoprojecteurs, AGL légers de conception, permet désormais au rapporteur secrétaire de réaliser " en direct " la synthèse du discours utilisateur et au rapporteur modélisateur de recenser les objets invoqués [Vickoff 1994 et 1996]. Le recensement dépasse le cadre du simple glossaire, où seule, la terminologie serait prise en compte Il englobe l’aspect sémantique et facilite ensuite la modélisation des procédés. En termes de représentation et d’instrumentation de cette opération, une simple hiérarchie de fonctions gérées dans un traitement de texte peut suffire.

    Vocabulaire commun MOA / MOE

    Afin d'être efficace dans un contexte de développement, ce vocabulaire est réduit et se base sur des mots-clés courts, mais significatifs. La codification des mots-clés a pour vocation de déterminer des abréviations significatives et uniques (tableaux 1, 2, 3). Chaque abréviation doit être rapidement compréhensible. Ainsi les règles décrites ci-dessous sont à utiliser avec souplesse.

    Tableau 1. — Liste des acteurs du projet

    Abréviation

    Expression développée

    DTI

    Direction Technique Informatique

    PAQ

    Plan Assurance Qualité (du projet)

    CADRAGE

    Phase de la méthode RAD

    MOA

    Maîtrise d’ouvrage

    MOE

    Maîtrise d'œuvre :

    CPU

    Coordinateur de Projet Utilisateur

    PPI

    Pilote de Projet Informatique

    DIO

    Direction Informatique Organisation

    DG

    Direction générale ou décisionnaire

    GAR

    Groupe d’Animation et de Rapport

    SWAT

    Equipe projet (méthode RAD)

    Règle 1 : Prendre l'abréviation usuelle du mot si elle existe.

    Règle 2 : Prendre les 3, 4 ou 5 premières lettres du mot.

    Règle 3 : Si la dernière lettre du mot est une voyelle, prendre la première lettre du mot et la dernière syllabe.

    Règle 4 : Si la dernière lettre du mot est une consonne, prendre la première syllabe et la dernière consonne.

    Règle 5 : Utiliser des abréviations spécifiques (consonnes signifiantes, la première et la dernière lettre, la première lettre des mots composés, etc.).

    Règle 6 : Utiliser en priorité les abréviations usuelles. Les mots-clés ainsi définis font l'objet de listes et de références croisées.

    Tableau 2. — Liste par ordre alphabétique des mots-clés

    Terme

    Abréviation

    ANNÉE

    AA

    CODE

    CD

    DATE

    DA

    IDENTIFIANT

    ID

    LIBELLÉ

    LIB

    MESURE

    MSR

    MONTANT

    MT

    NOMBRE

    NB

    NUMÉRO

    NO

    OBSERVATION

    OBS

    PÉRIODE

    P

    Tableau 3. — Liste par ordre alphabétique du dictionnaire

    Terme

    Abréviation

    ABATTEMENT

    ABT

    ABONNEMENT

    ABN

    ABORT[RES]

    ABORT

    ABSCISSE

    X

    ABSENCE

    ABS

    ACCEPT[RES]

    ACCEPT

    ACHAT

    ACH

    ACHEMINEMENT

    ACHE

    La pyramide documentaires

    Ceci concerne la procédure de création, de mise à jour, et de diffusion de l'ensemble des documents utilisés dans le cadre du projet.

    La procédure de gestion de la documentation s'applique aux documents reçus et émis durant tout le cycle de vie du projet. Cette procédure a pour objectifs :

  • d'identifier précisément chaque document, sa version en vigueur, et ses différentes évolutions ;
  • de maîtriser l'homogénéité, la complétude et la diffusion des documents.
  • Il existe deux grandes catégories de documents :

  • les documents susceptibles d'évolution qui génèrent un historique (versions) permettant de :
  • retracer les événements ayant entraîné les changements de versions ,
  • repérer la dernière version validée en vigueur ;
  • les documents ponctuels dits " événementiels " pour lesquels un maintien de versions n’est pas nécessaire.
  • Un modèle standard pour chaque document en assure l'homogénéité pour l'ensemble du projet. Pour les documents soumis à une gestion de versions, le modèle en normalise la structure.

    Pour les documents structurants du projet (figure 1), des plans types sont établis au fur et à mesure de l'avancement du projet, de préférence dans le respect des normes ISO.

    Figure 1. — Principe des tiers documentaires

    La page suivante (tableau 4) est un exemple de normalisation de la première page d’un document et un modèle pour la constitution de pieds de page.

    Documents de pilotage et d’AQ

    Les documents de gestion du projet et d’assurance qualité (tableau 4) constituent une documentation permettant de :

  • suivre puis de retracer le déroulement du projet
  • définir et d’organiser les dispositions spécifiques à mettre en œuvre pour s’assurer de la qualité du processus et des fournitures.
  • Tableau 4. — Documents de pilotage et d'AQ

    Documents de pilotage et AQ

    Emetteur

    Diffusion

    Convocation au comité de pilotage

    MOA

    Comité de pilotage

    Compte rendu du comité de pilotage

    MOA

    Comité de pilotage

    CR des réunions de coordination

    MOE

    Tous les acteurs

    CR des réunions de validation

    MOA

    Participants

    Plan d’Assurance Qualité (PAQ)

    MOE

    Tous les participants

    Tableau de bord du projet

    MOE

    MOA, comité de suivi, comité de pilotage

    Produire une application de qualité et livrer rapidement des fonctionnalités est le seul objectif à considérer dans un projet. La production d’une documentation projet est secondaire et doit donc répondre au principe du " nécessaire et suffisant ".

    Tableau 5. — Document de projet : page de garde standard

    Pour Action : acteurs participants concrètement aux activités de spécification.

    Pour Validation : acteurs impliqués par les engagements en cours de formalisation

    Pour Information : acteurs intéressés par l’application ou par le projet

    Documents techniques

    La documentation technique de développement (tableau 50) a pour objectifs de formaliser les exigences, de modéliser la conception et de documenter l'application afin de faciliter sa réalisation et ensuite sa maintenance.

    Tableau 6. — Documents techniques du projet

    Documents techniques de développement

    Emetteur

    Diffusion

    Rapport d’immersion

    GAR

    DG, MOA

    Plan de communication

    Rapporteurs

    DG, MOA, MOE

    CR des réunions de travail avec les utilisateurs

    MOE

    MOE MOA
    Participants

    Dossier de CADRAGE

    MOE

    MOA MOE
    comité de pilotage

    Dossier de conception

    MOE

    MOA

    Spécifications techniques

    MOE

    DTI

    Documentation et modules sources

    MOE

    MOE

    Scénarios de tests

    MOE / MOA

    MOE / MOA

    Jeux d'essais utilisateurs

    MOA

    MOE

    Cahier de recette

    MOA

    MOE

    Documents d’utilisation

    Les documents de formation, d’utilisation et d’exploitation (tableau 7) sont réalisés par un personnel, de préférence spécialisé, et reconnu comme apte à produire une communication adaptée au niveau des futurs lecteurs.

    Tableau 7. — Documentation du produit logiciel

    Documents d’utilisation, d’exploitation et de formation

    Emetteur

    Diffusion

    Manuels Utilisateurs

    MOA

    MOA
    Utilisateurs

    Notes de définition des procédures

    MOA

    MOE
    Utilisateurs

    Manuel Administrateur

    MOA

    MOA Administrateurs

    Manuel d'exploitation

    MOE

    CTI

    Documents pédagogiques (transparents, supports de formation, etc.)

    MOA

    Utilisateurs

    Une documentation de formation et d’utilisation est partie intégrante de l’application. Elle nécessite un niveau élevé de complétude et de qualité tout en respectant le principe du " nécessaire et suffisant " pour des raisons économiques et de facilité d’utilisation

    Règles pratiques de gestion documentaire

    Règles d’identification et de gestion

    Les communications sont formalisées dans des documents normalisés qui respectent les recommandations ISO. Les intervenants du projet sont recensés et classifiés par groupes de diffusion. Les moyens et les circuits de communication sont identifiés. Cet ensemble constitue le plan de communication du projet. Tous les documents produits sur le projet sont désignés par une référence unique. Pour les documents faisant l’objet d’une gestion de versions, la référence est complétée d’un numéro de version.

    Documents faisant l'objet d'une gestion de versions

    A. Gestion des références

    Les documents réalisés sous traitement de texte, ont une référence qui dépend des normes propres à chaque organisation. Voici pour exemple : la forme PDDMMMvv (exemple tableau 8) :

    Tableau 8. — Gestion de versions documentaire "manuelle"

    Elément

    Valeurs possibles

    P (Phase)

    1 = INITIALISATION, 2 = CADRAGE, X = Couvre toutes les phases.

    DD (Domaine)

    RH = Ressources humaines, MK=Marketing, IM = Immobilisations, BU = Budget, XX = Couvre tous les domaines ou ne s'applique pas.

    MMM = mnémonique du livrable

    PAQ = Plan d’Assurance-Qualité , EXI = exigences de cadrage, etc.

    vv = version

    0, , …

    Exemple : 1XXPAQ01 est la référence de la première version livrée d’un Plan d’Assurance-Qualité.

    B. Gestion des versions

    La version accompagne la référence du document.

    L'indice de version (sur deux caractères numériques) correspond aux évolutions majeures du document.

    Il est initialisé à 00 (en cours d’élaboration) et incrémenté de 1 en 1 à chaque changement de version (validée par le pilote de projet).

    La version 01 est la première version validée en interne et livrée au destinataire.

    C. Codification des fichiers

    Pour les fichiers, on adopte, si possible, la même identification.

    Comptes-rendus de réunions

    Les documents réalisés sous Word, auront une référence sous la forme CXAAMMJJ (explications dans le tableau 9).

    Tableau 9. — Organisation des comptes-rendus de réunion

    Elément

    Correspond à

    C

    Mnémonique du comité ou du groupe de travail

    X

    Type de réunion : P/Pilotage, S/Suivi, F/Fonctionnel, T/Technique, E/Exploitation, etc.

    AAMMJJ

    Date de la réunion

    Documents événementiels

    Ce type de document ne nécessite pas d'historisation, il n'y a donc pas lieu de tenir à jour un numéro de version.

    Leur identification se fait sous la forme MMM99 où :

  • MMM représente le mnémonique du livrable,
  • 99 représente une numérotation " incrémentale ".
  • Documents reçus

    Les documents reçus sont consignés dans le tableau des courriers reçus (annexe).

    Gestion des divergences, évolutions et fiches d'écarts

    Les fiches d'anomalie ou d'évolution et les fiches d'écarts sont identifiées sous la forme TTDD999 (tableau 10).

    Tableau 10. — Gestion "manuelle" des fiches de travail

    Elément

    Correspond à

    TT

    prend les valeurs : AN (fiche d'anomalie), EV (fiche d'évolution), FE (fiche d'écart) ;

    DD

    identifie le domaine fonctionnel concerné

    999

    représente une numérotation incrémentale commençant par 001

    Documentation technique de projet

    Une liste de références indiquant la version en cours des documents du projet est établie de façon à éviter l’utilisation de documents non valables et/ou périmés. L'ensemble de la documentation du projet se conforme à des modèles prédéfinis. Les documents échangés entre la MOE et un tiers (MOA, fournisseurs, etc.) se conforment à un modèle de base. Ces documents sont approuvés par le PPI avant diffusion. Les comptes-rendus de suivi et de pilotage suivent un plan type spécifique.

    Documentation technique de réalisation

    Des standards de codification sont définis et appliqués. Ils précisent au minimum :

  • pour une application, un champ  " historique "  (auteur, évolutions, etc.) ;
  • pour un module, son identification et sa version courante, ainsi qu’une description de ses fonctions et paramètres.) ;
  • pour une procédure, une fonction ou une partie de code, l’explication détaillée de l’usage fait de chaque instruction utilisée.
  • Documentation émise par des tiers

    Une liste de références indique la version en cours des documents (pièces contractuelles ou documents de référence).

    www.RAD.fr ® © Jean-Pierre Vickoff