Plate-formes de travail collaboratif
Plate-forme de travail collaboratif

Une plate-forme de travail collaboratif est un outil centralisateur des informations liées à la conduite d'un projet ou d'une mission collective. Le travail collaboratif permet aux acteurs d'une mission de travailler ensemble en partageant de l'information, des processus, puis des valeurs communes.

Dans un contexte où la technique permet un nouvel essor des relations interpersonnelles, l'expression collaborative du travail repose sur l'intégration permanente de trois indissociables dimensions : humaines, organisationnelles et technologiques. La plate-forme de travail collaboratif s'affirme alors comme le moyen d'expression privilégié de la communication de projet. En pratique, le principe est instrumenté par l'usage des nouvelles technologies associant l'informatique aux communications et il est généralement implémenté sous la forme d'un site Web interactif. Il est ainsi possible de créer des espaces dédiés pour mettre à disposition l'information en la centralisant (organisation, classement, recherche, tri, filtrage, diffusion) et pour offrir des services tels que la gestion de projets ou le partage de la connaissances.

Dans la pratique quotidienne des projets, et plus particulièrement encore lorsque les équipes sont éclatées, les participants ont besoin d'un moyen formel de communication leur permettant un travail de groupe. Ils doivent être en mesure de planifier, de collaborer, d'élaborer des stratégies et de prendre des décisions, au fur et à mesure que les composants du projet se développent. Dans l'optique d'une réponse à cette problématique, la plate-forme de travail collaboratif utilise des outils fédérant les actions individuelles. Le principal objectif est l'amélioration de la performance du processus " projet " par une optimisation de l'organisation du travail en équipe. Pour faciliter les processus de diffusion et de partage, cet outil associe dans un espace d'expression unifié l'ensemble des informations utilisées :

  • base documentaire de l'application,
  • composants du pilotage du projet,
  • annuaire des acteurs et des groupes d'acteurs,
  • agendas des participants,
  • forums d'échanges spécialisés.
  • Fonctionnellement, la plate-forme de travail collaboratif permet de publier, de partager et de diffuser l'information dans le but d'obtenir :

  • un accès immédiat aux informations indexées,
  • un push de la disponibilité des informations,
  • une capitalisation naturelle des connaissances. 

  • Cette plate-forme est aussi un point où se fédèrent différents services, se développe l'esprit d'entreprise et se partagent les connaissances au travers de rubriques telles que :

  • un journal interne au projet,
  • les actualités importantes,
  • l'annuaire de l'entreprise,
  • l'accueil des nouveaux arrivants,
  • un forum ouvert.
  • Certains ne trouveront peut-être pas de grande différence entre ce principe et une simple mise à disposition des fichiers dans une structure de répertoire accessible sur un réseau. Pourtant l'ergonomie d'accès est souvent cruciale pour la diffusion d'informations. J'ai pu observer récemment l'abandon de la consultation des informations d'un projet pour une série de causes qui, prises indépendamment les unes des autres, n'auraient peut-être pas été déterminantes :

  • accès par une arborescence complexe non documentée et variable selon les configurations des postes de travail,
  • redondances des documents liées à un principe manuel de gestion des versions ne permettant pas de distinguer la dernière mise à jour,
  • structuration des répertoires d'une complication exagérée éclatant dans de nombreux niveaux des distinctions chronologiques et de typologies des documents,
  • classement des documents sur 8 caractères normalisés mais non porteurs d'une signification pratique.
  • L'ensemble de la problématique rendait l'accès à tout document rebutant pour les initiés et incompréhensible pour les autres. Un simple sous-ensemble des fonctionnalités basiques d'une plate-forme de travail collaboratif aurait résolu élégamment ces problèmes.